Gestão de combustíveis para rede de postos: estoque, compra e logística em um só sistema

Uma rede de postos compra combustível praticamente todos os dias. Cada decisão — quanto comprar, de qual cia, para qual posto, em qual caminhão — movimenta dezenas de milhares de reais. E, na maioria das operações, essas decisões ainda dependem de telefonema, planilha e da memória de uma ou duas pessoas que "sabem de cabeça" como a rede funciona. O resultado aparece dos dois lados: posto seco perdendo venda, ou capital parado em tanque cheio comprado na hora errada.

Os três pontos cegos da operação sem sistema

• Compra no escuro — qual cia está com o melhor preço hoje, em qual base? Sem cotação centralizada, o comprador liga, anota e torce para não ter deixado dinheiro na mesa.
• Estoque invisível — quantos dias cada produto aguenta em cada posto? A resposta muda todo dia e quase nunca está à mão na hora de decidir a compra.
• Logística no improviso — alocar compartimentos do caminhão, montar romaneio, decidir entre frota própria e terceiro: tudo manual, tudo urgente.

Cobertura em dias: o número que guia a operação

O conceito central de uma boa gestão de combustíveis é simples: dividir o estoque atual de cada produto, em cada posto, pela venda média diária daquele produto naquele posto. O resultado é a cobertura em dias — quanto tempo o tanque aguenta antes de faltar. Com a medição de tanques entrando no sistema (pela régua do dia ou via automação), a rede inteira vira um painel: gasolina comum com 2 dias de cobertura no posto da matriz pede compra imediata; etanol com 9 dias pode esperar o preço melhorar.

O complemento da cobertura é o lastro — o estoque mínimo de segurança de cada produto. Com o lastro configurado, o semáforo da operação fica vermelho antes de o posto secar, não depois. E a projeção dia a dia mostra a trajetória: em que dia da semana cada produto encosta no mínimo, já contando as entregas em trânsito na data prevista de chegada.

Compra: bandeira branca compara, bandeirado documenta

A dinâmica de compra muda conforme a bandeira do posto. O posto bandeira branca pode comprar de qualquer distribuidora — o que ele precisa é enxergar a cotação de todas as cias, por produto e por base, num só quadro, com o melhor preço destacado. A decisão vira comparação, não telefonema.

Já o posto bandeirado tem a cia fixa por contrato. Para ele, o valor está em registrar as negociações: o preço combinado, as condições, o histórico — tudo documentado e comparável com a evolução de preços do mercado. Na renovação do contrato, a rede senta à mesa com números, não com lembranças.

Da cotação nasce a programação de compra: quanto comprar de cada produto para sustentar a cobertura da rede. O pedido de compra vira ficha documentada, e a previsão de desembolso mostra ao financeiro quanto sai do caixa e quando.

Logística: a carga certa em cada compartimento

Caminhão de combustível não é caixa única — é um conjunto de compartimentos com capacidades definidas (5.000 L, 10.000 L…), e cada um recebe um produto. Um sistema de gestão modela os compartimentos de cada veículo e aloca os pedidos respeitando essas capacidades, sem sobra e sem mistura. Do resultado sai o romaneio em PDF para o motorista: o que carregar, onde descarregar, em que ordem.

• Destroca — produto na unidade errada? O sistema organiza a troca entre postos.
• Rotas e restrições — por onde o caminhão pode ir, considerando restrições de via e de veículo.
• Mapa da operação — postos, bases e rotas plotados; a distância base→posto vira insumo do frete.

Frota própria ou terceiro? A conta responde

Transportar com frota própria tem custo real que vai além do diesel: motorista, manutenção, depreciação. A pergunta certa não é "temos caminhão?", e sim "quanto custa a viagem com frota própria versus a tabela de frete do terceiro versus o CIF da própria cia?". Com a produtividade da frota medida por viagem e por litro transportado, a comparação sai rota a rota — e a mesma rede pode rodar frota própria numa rota curta e terceirizar a rota longa, porque o número mandou.

Relatórios que fecham o dia

No fim do dia, a diretoria precisa de três respostas: o que entrou, o que saiu e quanto tem em cada tanque. O relatório de movimentação diária cruza medição, preços e pedidos e entrega o dia de toda a rede num documento. Somam-se a ele o relatório de preços e negociações por cia — inclusive para prestar contas das condições dos bandeirados — e a previsão de desembolso dos pedidos em aberto.

Integração via API: sem digitação, sem atraso

Nada disso funciona se o dado chega atrasado ou digitado errado. Por isso a peça que fecha o ciclo é a integração via API com o ERP ou a automação da rede: vendas e estoques entram sozinhos no sistema, a cobertura é calculada com a venda de hoje — não com a planilha de anteontem — e a equipe cuida da decisão, não do preenchimento. Unidades sem integração seguem lançando pela tela, e os dois caminhos alimentam a mesma base.

O módulo de Gestão de Combustíveis do BrainCargo cobre esse ciclo completo — cadastro da rede, estoque com cobertura em dias, cotação e compras, alocação com romaneio, comparativo de frota e relatórios — num só sistema, integrado via API ao back office da rede.