Gestão e encerramento de MDF-e

Depois de emitir, é na listagem de MDF-e que você acompanha cada manifesto, lê os eventos da SEFAZ, baixa o DAMDFE e o XML, encerra (passo obrigatório ao fim da viagem), cancela, inclui condutor ou documento fiscal e sincroniza manifestos presos em processamento. Este guia cobre cada coluna, cada status e cada ação da tela.

Pré-requisitos e responsabilidade

1. Acesse a listagem

Acesse Fiscal → MDF-e. A tela abre com a lista de manifestos do período e os filtros no topo.

No painel de Filtros (botão no canto superior esquerdo) você tem:

• Status — Todos os Status, Autorizado, Encerrado, Cancelado, Processando, Rejeitado ou Erro.
• Ambiente — Todos os Ambientes, Produção ou Homologação. O padrão é Produção.
• Emitente — filtra por uma filial específica.
• Data de Criação — De e Até.

Use Limpar para voltar ao filtro padrão e Buscar para aplicar. Os filtros ativos aparecem como chips abaixo da barra e podem ser removidos individualmente clicando no x. O total de registros é exibido logo acima da tabela (Total de MDF-es).

2. Colunas e status

Cada linha da listagem mostra:

A cor do ícone indica o AMBIENTE

O ícone de caminhão e a placa mudam de cor conforme o ambiente da emissão:

• Verde = Produção (documento com valor fiscal).
• Laranja/amarelo = Homologação (ambiente de teste, sem valor fiscal).

Os status do MDF-e

3. Ver eventos (a linha do tempo do MDF-e)

Clique no ícone de eventos na coluna de Ações para abrir a timeline do manifesto. É aqui que você lê por que um MDF-e foi rejeitado ou deu erro, e acompanha cada passo (emissão iniciada, montagem do XML, envio à SEFAZ, autorização, encerramento, cancelamento).

Cada evento traz:

• Um selo (chip) colorido com o tipo do evento (ex.: Autorizado na SEFAZ, Rejeitado na SEFAZ, Encerrado na SEFAZ, Cancelado pela SEFAZ, Enviando para SEFAZ).
• A descrição do que aconteceu — incluindo o motivo da rejeição quando a SEFAZ recusa o manifesto.
• O horário do evento.

Os eventos aparecem do mais recente para o mais antigo. Use o botão Fechar para sair.

4. Baixar o DAMDFE e o XML

Para manifestos Autorizado, a barra de Ações traz:

• Visualizar DAMDFE (ícone de PDF) — abre uma pré-visualização do DAMDFE (a representação em PDF do MDF-e) dentro da própria plataforma. O DAMDFE é o documento que acompanha a viagem.
• Baixar XML (ícone de download) — baixa o XML autorizado do MDF-e. O arquivo é salvo como MDFe_<chave>.xml.

Baixar vários DAMDFEs de uma vez (lote / ZIP)

No topo da tela, o botão Baixar DAMDFEs gera um arquivo ZIP com os DAMDFEs de todos os manifestos elegíveis da lista atual. São considerados elegíveis os MDF-e com status Autorizado ou Encerrado. Cada PDF dentro do ZIP é nomeado como DAMDFE_<chave>.pdf.

5. ENCERRAMENTO do MDF-e (obrigatório ao fim da viagem)

Esta é a seção mais importante. Todo MDF-e precisa ser encerrado quando a viagem termina.

Por que encerrar é obrigatório

• O encerramento informa à SEFAZ que aquela viagem acabou.
• Enquanto houver um MDF-e em aberto (status Autorizado, não encerrado) para uma placa, não é possível emitir um novo manifesto para o mesmo veículo — a SEFAZ devolve a rejeição 611 (já existe MDF-e em aberto para a placa).
• Ou seja: encerrar é o que libera a placa para a próxima viagem.

Como encerrar (passo a passo)

1. Localize o MDF-e Autorizado na listagem.
2. Na coluna de Ações, clique no menu de mais ações (ícone com três pontos) e escolha Encerrar MDF-e.

1. No modal Encerrar MDF-e, preencha os campos abaixo. A plataforma já tenta pré-preencher com a UF e o município de fim da rota — confira e ajuste se a viagem terminou em outro lugar.

Campos do encerramento (todos obrigatórios):

• UF de Encerramento — sigla de 2 letras do estado onde a viagem terminou (ex.: SP). É convertida para maiúsculas automaticamente.
• Município de Encerramento — nome da cidade onde a viagem terminou (ex.: São Paulo).
• Código do Município (IBGE) — código IBGE de 7 dígitos do município de encerramento (ex.: 3550308). Você pode digitar o código ou clicar no ícone de busca dentro do campo: com a UF e o nome do município preenchidos, a plataforma busca o código IBGE automaticamente.

1. Clique em Confirmar. A plataforma envia o evento de encerramento à SEFAZ usando o protocolo de autorização do próprio manifesto (a plataforma já conhece esse protocolo — você não precisa digitá-lo).

Encerramento automático pela plataforma

Para evitar placas bloqueadas por esquecimento, a BrainCargo tem uma rotina diária que encerra automaticamente os MDF-e que continuam em aberto alguns dias após o fim previsto da viagem.

6. Sincronizar situação (anti-limbo)

Às vezes a SEFAZ não devolve a resposta durante a emissão e o manifesto fica preso em Enviando ou Processando — sem virar Autorizado nem Rejeitado. Para esses casos existe a ação Sincronizar.

• O ícone de Sincronizar aparece na coluna de Ações apenas para manifestos em Enviando ou Processando.
• Ao clicar, a plataforma consulta a chave diretamente na SEFAZ e atualiza o status:
  • Se a SEFAZ já tiver autorizado, o MDF-e é protocolizado e passa para Autorizado (aparece a mensagem confirmando a autorização).
  • Se ainda estiver em processamento, surge o aviso de que o manifesto continua em processamento na SEFAZ — tente novamente em instantes.

7. Incluir Condutor (após o manifesto emitido)

Se houve troca de motorista durante a viagem (ou faltou um condutor), você pode adicionar um condutor a um MDF-e já emitido.

1. No menu de mais ações da linha (MDF-e Autorizado), escolha Incluir Condutor.
2. No modal Incluir Condutor, use o seletor para escolher um condutor cadastrado. Ao selecionar, a plataforma mostra o nome e o CPF do condutor para conferência.
3. Clique em Confirmar.

8. Incluir DF-e (carregamento posterior)

A inclusão de DF-e permite adicionar um documento fiscal (um CT-e ou uma NF-e por chave de acesso) a um MDF-e já emitido — por exemplo, quando a carga é complementada em outro ponto da rota.

1. No menu de mais ações da linha, escolha Incluir DFe.
2. No modal Incluir Documento Fiscal, preencha:
   • Tipo de Documento — CT-e (padrão) ou NF-e.
   • Chave do Documento — a chave de acesso de 44 dígitos do documento a incluir. O campo mostra um contador x/44 dígitos.
3. Clique em Confirmar.

9. Cancelar MDF-e

Cancelar é diferente de encerrar (veja a comparação na seção 11). Use o cancelamento quando o manifesto foi emitido por engano ou a viagem não aconteceu.

1. No menu de mais ações da linha, escolha Cancelar MDF-e (a opção aparece em vermelho).
2. No modal Cancelar MDF-e, leia o aviso (a ação não pode ser desfeita) e preencha:
   • Justificativa — texto com no mínimo 15 caracteres explicando o motivo do cancelamento. O campo mostra um contador x/15 caracteres.
3. Clique em Confirmar.

A plataforma envia o cancelamento à SEFAZ usando o protocolo de autorização do manifesto (você não precisa digitá-lo).

10. Corrigir e re-emitir / clonar

Quando uma emissão falha (status Rejeitado ou Erro), e também para reaproveitar dados de um manifesto válido, a listagem oferece dois atalhos para a tela de emissão:

• Corrigir e Re-emitir (ícone disponível em linhas com status Erro, Rejeitado, Processando ou Enviando): abre a tela de emissão já preenchida com os dados daquele MDF-e, para você corrigir o que a SEFAZ recusou e transmitir de novo.
• Clonar MDF-e (ícone de cópia, disponível em qualquer linha): abre a tela de emissão preenchida com os mesmos dados do manifesto escolhido, gerando uma nova emissão independente (numeração/chave novas, sem vínculo com o manifesto de origem). Útil para viagens parecidas.

11. Encerrar x Cancelar: qual usar?

Problemas comuns

Perguntas frequentes

Sou obrigado a encerrar o MDF-e? Sim. O MDF-e deve ser encerrado ao fim da viagem. Enquanto não for encerrado, a placa fica bloqueada para novos manifestos (rejeição 611). Há uma rotina automática como rede de segurança, mas o ideal é encerrar manualmente assim que a viagem terminar.

Esqueci de encerrar e agora não consigo emitir para o mesmo caminhão. O que faço? Vá à listagem, filtre pela placa/período, localize o manifesto Autorizado em aberto e use Encerrar MDF-e (seção 5). Depois disso a placa é liberada e você consegue emitir o novo.

Qual a diferença entre encerrar e cancelar? Encerrar é o fim normal de uma viagem que aconteceu (libera a placa). Cancelar é para anular um manifesto emitido por engano ou de uma viagem que não ocorreu, dentro do prazo legal. Veja a tabela da seção 11.

Onde leio o motivo de uma rejeição? Nos eventos do MDF-e (ícone de eventos na barra de ações). A descrição do evento de rejeição costuma indicar o campo a corrigir.

Meu MDF-e ficou "processando" e não sai disso. Use Sincronizar (seção 6): a plataforma consulta a SEFAZ e, se já houver autorização, atualiza o status para Autorizado. Se ainda estiver em processamento, tente de novo em instantes.

Como baixo o DAMDFE e o XML de vários manifestos? Individualmente, pelos ícones de PDF (DAMDFE) e download (XML) na barra de ações. Em lote, use Baixar DAMDFEs no topo: ele gera um ZIP com os DAMDFEs de todos os MDF-e Autorizado/Encerrado da lista atual.

Próximos passos

• Como emitir um MDF-e — o assistente de emissão e o que fazer com manifestos rejeitados.
• Cadastro de motoristas, veículos e proprietários — para que o condutor apareça na inclusão de condutor.
• Gestão de CT-e — os CT-es que viajam dentro do MDF-e.
• Glossário — DAMDFE, encerramento, RNTRC e outros termos.